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注文書の作り方
ＦＡＸでの注文を前提とすれば、お手持ちのパソコンで、エクセルなどでも簡単に注文書を作成することができます。
記載する項目に漏れが無いように注意して作りましょう 。
- ■宛先
- 「会社」対「会社」の取引の場合は、宛先を会社名にする場合が多いようです。
注文書の提出先によって書き方を使い分けます。
ＦＡＸで送信する場合は、電話番号やＦＡＸも記載します。 - ■通 番
- 主としてデータ管理上の目的でナンバーをつけます。
見積書や請求書の伝票番号などと関連づけることもできます。
また、先方から発注書の記載内容について修正依頼や何らかの指摘があった場合や、納品した商品に欠品やトラブルがあった場合、追加注文があった場合等にも、どの発注書に関する依頼なのかを特定することができて便利です。 - ■作成日または発注日
- 先方に対してファックスなどでこの書類を送付する日付を書きます。
- ■発行元または作成者
- 「会社」が発行する取引の場合は、社印（社判）を押します（角印で構いません）。
- ■発注担当者
- 金額が少額の場合は、直接の担当者だけの印で構いません。
金額が多額になる場合は、それぞれの 会社の規定により、上司の印鑑も必要になる場合もあります。
一番右に最も下位の担当者、上司はその左側に捺印します 。 - ■注文書（または発注書）タイトル
- 先方の宛名よりも下の位 置になるようにし、若干大きめの文字で記載します。
- ■希望納期
- 品や資材をこの日までに納品してほしい、という期日を記載します。
- ■納品先
- 商品や資材を納品してほしい場所を記載します。
工場や、支店がない場合は、「弊社所在地」などと書きます。 - ■金額明細と合計金額
- コンピューターによる発注の場合には、品番やコード番号と、数量 を入力すると自動的に金額や合計金額が出力される場合がほとんどです。
手書きの注文書の場合には、見積書やカタログなどから金額明細を記載します。
仕入れ先と共通で使用できる型番、品番を記載することで、詳細な商品指定ができます。 - ■受注確認欄
- 先方からおりかえしＦＡＸを頂く書式になっています。
「確かに受注をしました」という確認をとると同時に、納期の確認もすることができます。_
通常は、こういった返信欄がない場合もあります。
ご自分で作成する場合には、注文した商品に関する補足説明を書く欄があるとさらに使いやすいでしょう。 - ■先方の担当者名
- 先方の担当者の名前を確認するための欄です。必ず日付を記載してもらうことをおすすめします。
通常は、こういった返信欄がない場合もあります。
